会議室をレンタルしよう

会議室のレンタルの手配などを一手に引き受けるようになってきて、ちょっとしたピンチがありました。
それは、いつもレンタルしているところが、予約がいっぱいで、他にレンタル会議室を探さなくてはいけなくなったから。
(>_<)

先輩は長期有給休暇取っちゃってるし、だれにも頼ることができない！
上司に許可もらって、自分なりによさそうなところを、探してみることになったのですが、これがまたお手頃価格で探すとなると結構難しい。

今までよく会議室のレンタルが一か所で済んでいたなって感心したのですが、いつも会議室のレンタルを依頼してくる方たちは、1週間以上余裕を持って依頼してくる。
普段会社の人間数十名も集めて会議するためには、今日明日のスケジュールで全員が集めるわけがない。
ましてや、うちの場合、外注さんが会議に参加することが多いので、やはりある程度の時間の余裕が必要なのです。
しかし今回の会議室のレンタル依頼が明日ということで、かなり急だったものですから（緊急招集にブーイングのあらしのようですよ）、いつも会議室をレンタルしているところが空いていなかったのです。

一回り狭い部屋なら空いているようなのですが、それでは狭すぎると依頼された人が突っぱねてきたので、仕方なく「それでは他のレンタル会議室を当たってみますので、会場が通常と異なりますがいいですね」とちょっと強気で交渉。

電話を切ってから、あわてて上司に「ホウレンソウ」してネットで検索しまくりですよ。
あせりすぎて、キーボードを打つ手が震えちゃっていますよ。
人間あせると本当に震えるのですね（笑）

会議室のレンタル業務を与えられてから、あっという間にこの日を迎えてしまいました。
そう、独り立ちです！（大げさ）

と言っても、先輩が管理する一覧表などをしっかり作成して下さっていたので、管理はそれほど大変ではないのですが、会議室をレンタルするときがまだまだ心もとない状態です。

先輩に頼むことに慣れている方々は、
「〇月○日、会議室〇名で借りておいて」
としか言ってくれません。

先輩なら、誰が連絡してくるかだけで、どのような会議室をレンタルすればいいかがわかる様ですが、私は、誰が連絡してきても、どのような会議室をレンタルすればいいかがわかりません。

ですから、毎回「どのようなことに使用しますか」「どのようなものが必要ですか」
と逐一聞かなくてはいけないので、連絡してくる人もイラッとしているのが電話越しに分かります。

でも、仕方ないじゃない。

使用目的によって、他にオプションが何が必要なのか分からないのだから。

基本的に私の会社が会議室をレンタルするときは、机といすのみの非常にシンプルな会議室を狩ります。

そして、その使用目的によって、ホワイトボードを追加したり、マイクを追加したりするのです。

先輩は誰がどのタイミングで会議室のレンタル依頼をしてくるかで、必要なオプションが把握できてしまう素晴らしい人だったのですが、私にはそんな能力あるはずもなく、「ちっ」という面倒そうな言葉を胃でチクチクと受け止めながらも「これは聞かない方がミスをしてしまうのだ」と自分に言い聞かせてこなしています。
ああ、早く先輩見たいにパパッと別れるようになりたいな。

世間一般での会議室のレンタルは、当たり前ですけど、お金がかかります。
学生の時のように、学内の空き部屋を生徒に供給するのとは話が違います。
したがって、会議室をレンタルするとき分単位、時間単位で予約を受け付けます。

予約した時間から、その会議室を使えるわけで、決してその時間から会議を始めることができるわけではない。

会議室をレンタルする時間には、会議室内のセッティングも含まれるのです。

短大では、会議室を使い終わった人と、次使う人とが一緒になって次の会場のセッティングを行っていたので、セッティングの時間までもレンタルしている含まれることにちょっと抵抗があったのですが、ビジネスだし、その空間そのものを貸し切るということ考えると当然のことだということが分かってきました。
（かなり世間ずれしていましたね。）

セッティングの時間もレンタルする時間に含まれるということは、当然、会議後の後片付けの時間も含まれるということです。

何百人もの会場をレンタルするのであれば、また勝手が違ってくるのでしょうが、数十人程度のレンタル会議室の場合は、自分たちで席の準備や後片付けをする必要があるのです。

社内での会議用に会議室をレンタルするのであれば、自分たちで適当にセッティングすればいいでしょうし、お客様を呼んでの場合は、あらかじめ席をどのようなものにするか決めておいて、手際良くセッティングしていく必要がある。

あらかじめ席をどのようにするか決めておくということは、使い慣れておく必要もあるということですね。

会議室をレンタルスツ必要がある時とはどういったケースが考えられるのでしょう。
はじめまして。
この春から棒短大を卒業し、就職難といわれながらもなんとか就職できました。
先日付で総務部に配属されたのですが、私に任された仕事の一つに、会議室をレンタルすることがあるのです。

これまで会議室をレンタルすると言ったら、短大の会議室をネットでレンタルする程度。
キャンセルするときもネットでワンクリックでオッケーだったし、延長したいときや少し時間を前倒ししたいときは、学生同士でやり取りしていたから、社会の会議室のレンタルの仕方や常識がいまいちわかっていないのです。

先日も先輩と話をしていて、
「会議室のレンタル時間はどの程度まで押しても大丈夫なのですか？」
と聞いたら、どん引きされちゃいました。

うわー私ってば、典型的な世間知らず？
はずかしすぎて、穴があったら入りたいというやつです。

それなら、世間知らずでなくなるためにも、会議室のレンタルについて知識を世間の常識程度にはみずから知っていく必要がありますよね。

これから会議室のレンタルを一任されているからは、者の会議室のレンタルを十分に把握する必要がある。

先輩から仕事を引き継ぐまでの猶予は1カ月。
その先自分一人で仕事をこなしていくためにも（ちょっと大げさ？）
しっかり勉強していく必要がありそうですね。

会議室のレンタルのこと、社会人としての常識などなど勉強することはたくさんありますが、頑張っていきますね！