http://www.softlykicking.com 会議室をレンタルするための基礎知識学びませんか？ Fri, 21 May 2010 01:49:42 +0000 http://backend.userland.com/rss092 ja 会議室レンタルの仕事をし始めて結構経ちますが、最近ミスをしてしまいました。 頼まれていた会議室レンタルのことをすっかり忘れていて、会議室がレンタルできていなかったんです。 いつも決まったところをレンタルしていたんですが、気がついたときにはもう満室。 焦って他のところをレンタルしましたが、何でいつものところじゃないの？って 文句を言われてしまいました。うう、それを言われたらおしまいなんですが・・。 まさか忘れていたともいえず、満室だったんです。って言い訳しておきました。 まぁ会議室が満室だったのは間違いではないですから。しかしながら、仕事でのミスっていうのは 凹みますね。今まで結構順調に会議室をレンタルできていただけに、これは痛いです。 先輩にはたまにはそういうこともあるよ、自分もしたことあるし。ってなぐさめてもらいましたが、 仕事は完璧にやりたいって思いがあるだけに、凹みます。 なのでいつもの仕事が全部終わったあとに、頼まれていた会議室が全部レンタルできているか 確認してから帰りました。一応今のところ、あれ以外に忘れてるのはないようです。 よかったよかった。でも会議室ってレンタルはしますけど、実際に利用したことはないので 分からないんですが、やはりいつも同じところのほうがいいんでしょうか？ 使いがってとかがあるのかな？それとも行きやすいとか？？気になりますね。 カップリングパーティーとお見合いパーティーの違いって？？ http://www.softlykicking.com/?p=49 会議室をレンタルする仕事を請け負ってから、一番忙しい時期がやってきました。 先輩から会議室をレンタルする仕事は３月４月が一番忙しいから、頑張って、って言われていたんです。 なぜ、会議室レンタルの仕事が３月４月が一番忙しいか？それは・・会社が新人研修や、面接などで 一番会議室をレンタルするのが多いからです。普段は会議用にしか、会議室はレンタルしませんが、 この時期は新人研修や面接といった用途で会議室をレンタルするようです。 そういわれてから、身構えていたら、まぁ、電話のなることなること。 一杯会議室をレンタルしておいてくれっていう依頼がきて、頭がごっちゃになりそうでした。 まずは人事から面接用にって頼まれ、営業からは普段の会議用に会議室レンタルしておいてくれって 頼まれて。会議室レンタル用のファイルが依頼でいっぱいになりましたから。 しかも普段、会議室をレンタルしないような人たちから電話がかかってくるので、 対応が大変でした。こっちも慣れていないけど、あっちも慣れていないので、なかなか話が 伝わらない。一年で一回、この時期だけらしいけど、これはなかなか手ごわいですね。 会議室レンタルの仕事に慣れたっていうのはないんだなっておもいました。 これを完璧にこなしていた、先輩はすごいなってしみじみおもいました。 うーん、私も頑張らないと！とりあえず今のところ大きなミスはなく、進んでるのでほっとしてます。 会議室レンタルで分からないことは先輩に聞いてるし、なんとかなりそうです。 http://www.softlykicking.com/?p=46 会議室をレンタルする仕事にも慣れてきたころ、うっかりミスをしてしまいました・・。 また会議室をレンタルするように頼まれていたんですが、それがキャンセルになって、 でも私はキャンセルするのを忘れていて、キャンセル料の支払いの通知がきてしまったんです。 びっくりするやら、青ざめるやら・・・会議室のレンタルでもキャンセル料は結構高いんです・・ バカにできませんよ・・。先輩には一回はやるミスだから、今悔やんでも仕方ないから またしないように気をつけたらいいよって言われましたが、なかなか浮上できず・・。 せっかく会議室レンタルの仕事にもなれてきたと思っていたのに。 やっぱり慣れてきた頃が一番危ないっていうのは本当ですね。気をつけないといけません。 でも会議室レンタルの申し込みはだいぶ慣れました。頻繁にレンタルの依頼をしてくる方は 覚えてきましたから。○山さんとか○倉さんとか。 声を聞いただけで誰っていうのも判断できるようになってきましたしね。 これからも会議室レンタルの仕事、がんばって行きたいと思います。 でもこないだ友達と一緒にご飯食べていたら、会議室レンタルの愚痴をいってて、 自分でも気づいていないだけで、結構ストレスたまってたんだなーって思ってしまいました。 普段は気づかないようにしてるだけみたいですね・・。 ストレスってたまりすぎてたら、気がつかなくなるんでしょうか。そんなに負担にも思っていなかったので お酒が入っていい気持ちになったときについついでてしまってびっくりです。 http://www.softlykicking.com/?p=42 こないだ、また会議室をレンタルしてっていう依頼が来ました。そういえばこの名前、覚えがある・・ と思って、できる限り頭を働かせて、その人がレンタルした会議室を思い出して、「○○で、オプションはマイクだけで いいですか？」って聞いたら、「よく覚えてたね。少しは進歩したじゃないか。」ってほめられました。 たった会議室をレンタルするっていう仕事ですけど、ほめられると嬉しいですね。 思わず大きな声で「ありがとうございます！！」って言ってしまいました。 これからも会議室レンタルのために、いっぱい覚えておかないと。 最近やり始めた覚え方は、名刺大の紙を準備して、その紙の表に名前、裏に会議室の名前とオプションを書き込んで ファイルしておくっていうやり方です。 これなら電話がかかってきた時にすぐに名前で検索できますし、覚えやすいんです。 先輩にもいい方法思いついたね！ってほめられて、嬉しかったです。 たとえ会議室をレンタルするっていう小さな仕事でも、まじめにやれば見ていてくれる人がいるっていうのが嬉しいですね。 これからはファイルがなくても、レンタルの電話がかかってきて、名前だけで判断できるようになればいいなと 思います。でもそれにはまだまだ覚える必要がありますね。 レンタル会議室って、似たような名前が多いんですよね。○○コンファレンスとか、○○ホールとか。 あと人数と料金なんか、多種多様すぎてまったく覚えられません・・。どんまい。 そういえば代理お見合いや学生恋活が流行ってるらしいですね http://www.softlykicking.com/?p=39 貸し会議室を提供していくれるところには、どういったオプションがあるのか、代表的なものをピックアップしてみました。 演題 プロジェクター マイク（スピーカーセット含む），ワイヤレスマイク テレビとDVDプレイヤー プロジェクター ホワイトボード LANセット 他に、コーヒーセットの貸し出し（中身ありですよ） や、ウォーターサーバーの貸し出しなんて言うのもありました。 今では営業のコンペや、会議にパソコンでプレゼンする人は少なくないですから、プロジェクターやLANなどは絶対必要な設備になりつつありますよね。 この他に、アシスタントとして、会議室をレンタルしているところのスタッフのサポートを受けること出来るオプションというのもありました。 スムーズに会議を開催するために、そういった場に慣れているスタッフをお願いできるというのも、なかなか考えたスタッフですね。 他に、電話を取り次いでくれるようなサービスもあるようです。 さすがサービス大国日本！ 様々なサービスを考えてきますね。 （もちろん有料のサービスですが・・・） 自分たちで何もかもセッティングするのは大変。 そんな時は、演台花のセッティングをお願いすることもできます。 講演会などで利用する際などに便利ですよね。 数時間にも及ぶような場合は、ケータリングのサービスを受けることもできるようです。 しかし、場所によっては、飲食そのものを断っているレンタル会議室会場もあるので、これもまた事前の調査が必要ですね。 http://www.softlykicking.com/?p=24 会議室をレンタルする際にまず考えなくてはいけないことに、実際に会議室をどのように利用するかということがあります。 これは、ただ、話を聞くだけのものであれば、会議室に必要なものは椅子だけ。 これに対し、テーブルが必要になってくるような会議であれば、収容できる人数も大きく変わってきますよね。 だから、まずは会議の内容と、それに必要な必要最低限の備品は何なのかを知っておかなくてはならないということ。 先輩はこれが連絡してきた人の名前と日にちを聞いただけで、パパっと分かってしまうのだからすごい。 さすがは今では社長秘書に抜擢されていっただけのことはあるわ。 そう、先輩は、会社内の会議の内容をすべて掌握していたのです。 目標とするところを高く定めてしまったかもと最近怯みがちですが、自分を奮い立たせて頑張っています。 逆に信心だからこそ、先輩と比較しても仕方ないことだと他の人があきらめてくれるということからも、私にこの仕事が回ってきたようだと風の噂で聞きました。 そう、女子社員全員が先輩の仕事を引き受けたくなかった。 先輩は会議室のレンタルの手配の仕事だけに限らず、ありとあらゆる仕事を上手に出来すぎていたから。 先輩と仕事能力を比較するまでもなく、何もできないと最初からあまり期待されていないのもどうかと思うけど、今はちょっとホッとしています。 でも、「新人なりに頑張っているではないか」と見直される程度には成長していきたいですね。 ファイト！一発！ http://www.softlykicking.com/?p=22 私が今まで気にしてなかったことなのですが、会議室をレンタルするってことには、カルチャースクールもあるのですよね。 カルチャースクールの会場は、基本的には、カルチャースクール専用だけれども、曜日や時間によって、違う教室が行われている。 そう、教室をレンタルして指導しているのです。 パソコン教室などはどうなっているのか分からないけれど、フラダンスの教室の後に、フラメンコ教室が来ることだってある。 その隣の教室が、セミナー会場になっていることだってあるのです。 ただ、公共の施設というだけで、端から自分の中で除外していましたね。 会社で利用するには、ちょっと遠いので、これからも公共の施設の会議室をレンタルすることはちょっと難しいかもしれませんが、予備知識として持っておいて無駄ではないと思います。 さて、会議室をレンタルするところには、様々なオプションがあります。 今はやりのインフルエンザ対策に、加湿器のレンタルも行っているようです。 これは、インフルエンザ対策のほかに、セミナーを行う講演者の喉にも優しいです。 水などを良く用意しますが、加湿器があるともっと良いですよね。 この水を入れておく水入れも、オプションの対象になってくるところ、そうでないところ様々ですので、オプションはよく見ておく必要がありますよ。 時には、オプションが想像よりも高く、あわててコンビニにペットボトルの水を購入しにハッ知った経験のある人、いるのでは？ http://www.softlykicking.com/?p=20 会議室をレンタルするとき、無機質な雰囲気を必要とするような会議室と、ちょっとスタイリッシュな雰囲気を利用したい場合とに分かれてくると思います。 一般的には、セミナー会場として利用したり、うちの会社のように、純粋に会議をしたいために利用したい場合には、前者のほうが断然多いでしょうが、個展を開いたり、撮影スタジオに利用したい場合などは、後者のほうがいいですよね。 パーティースペースとし利用したいというケースもありますよね。 そういった場合のスタイリッシュな会議室もレンタルされているのです。 先日会議室探しに奮闘していたときにちらっと見たサイトで、すごくおしゃれな雰囲気の会場がありましたね。 「ええ！これも会議室としてレンタルしているの！？」 って驚きました。 しかし、その時はそれ以上みている時間の余裕がなかったから、そのまま放置していたけれど、あの会議室をレンタルする場合は、やはりパーティーや個展を開くとき用ですね。 会議室はケースバイケースでレンタルする会場を変えていっていいと思います。 まあ、うちの会社はもっぱら取引先を交えてといった本当に打ち合わせ用の会議室を必要としているので、友人とかでどこかいいところはないかと聞かれたら、教えてあげることにしよう。 会議室をレンタルする係を一任されてから、ようやくこの仕事に慣れてきました。 ちょっと余裕も出てきたことだし、これからはさらに詳しく会議室をレンタルする際に知っておくと得なことを勉強していきますよ。 http://www.softlykicking.com/?p=18 会議室をレンタルするとき、使用料金はどうすればいいの？ って思われている方、使用料金は、後日請求されてきますので、銀行振り込みで大丈夫です。 また、キャッシュカードも利用できるところもあるので、会議室をレンタルする際に問い合わせてみればいいですよ。 前回私は、翌日にどうしても借りてほしいという緊急なことであったため、ネットで検索し、予約しましたが、セミナーなどを開かれる場合には、事前に会場の下見をしておく必要があるそうです。 セミナーを開くとき、会場がたとえレンタルであったとしても、その人や企業と連想づけて覚えてしまいますよね。 名前は横文字でスタイリッシュ何時だったのに、実際の会場は壁にひびが入っているのがわかるような会場だったら、セミナーの質が良くても受講者は、その会場の雰囲気で、セミナーを１割減で判断してしまう可能性だってある。 だから、どこでもいいから会議室レンタルさせて！という時はいいとして、クライアントとの打ち合わせの場合などは、事前の会議室内の雰囲気がどのようなものなのか知っておく必要があると思います。 ちなみに前回突貫工事でレンタルした会議室は、普段利用しているところよりは多少会場は古いようですが、いざという時のおさえとして控えておいてよい会議室だったとの評判を頂きました。 無理やり会議室の手配を依頼してきた人も「ありがとう」って伝言を頂きました。 頑張ってレンタル会議室を探し回った甲斐がありました。 やはり、こういった時のためにも、もう一つくらい抑えの会議室探しておいたほうがいいかもしれませんね。 あなたの会社ではレンタル会議室、いくつ候補持っていますか？ http://www.softlykicking.com/?p=16 レンタル会議室は、ネットで検索すれば、沢山ヒットしてきます。 でも、その中から予算内に収まり、かつ必要とする備品があるかどうかなどから消去法していくと、限られてきますね～。 通常と会場が異なるとはいえ、社外の人間である外注さんたちが参加されることを考えると、レンタル会議室は通常の場所と近いところにあるほうがいいですよね。 これだけ条件をつけると、5件未満にまでレンタル会議室の候補が絞れてきてしまいます。 で、その中で、独断で３件に候補を絞って、上司に相談して、上司がランキングつけた順に連絡を取っていくことに。 初めて借りるということで、念のため、ネットでの予約ではなく、電話での予約にしたのです。 １件目の会議室は、１時間前にレンタル予約が入ってしまったということで、これは時間との勝負だ！と急いで２件目に。 ２件目で何とかレンタル会議室の手配が出来たので、次に会議室のレンタルを依頼してきた人に連絡。 ここまでの所要時間１時間。 私にしては上出来？ 次いで、会議参加者用に会場場所の住所と地図、電話番号のお知らせの表を作成し、プリントアウトするなり、メールでやり取りするなり後はよろしくと、会議室のレンタルを依頼してきた人に投げました。 だって、上司がそうしていいって言ってくれたんだも―ん。 こっちは、普段であれば、１０分もかからない仕事なのに、１時間もかかったのだから、それくらいしてもらってもいいよね。 怒涛のような１時間だった。 でも、新規で会議室をレンタルするという貴重な体験できたのだし、また、一つ私も勉強になりました。 http://www.softlykicking.com/?p=14