会議室をレンタルしよう

貸し会議室を提供していくれるところには、どういったオプションがあるのか、代表的なものをピックアップしてみました。

演題
プロジェクター
マイク（スピーカーセット含む），ワイヤレスマイク
テレビとDVDプレイヤー
プロジェクター
ホワイトボード
LANセット

他に、コーヒーセットの貸し出し（中身ありですよ）
や、ウォーターサーバーの貸し出しなんて言うのもありました。

今では営業のコンペや、会議にパソコンでプレゼンする人は少なくないですから、プロジェクターやLANなどは絶対必要な設備になりつつありますよね。

この他に、アシスタントとして、会議室をレンタルしているところのスタッフのサポートを受けること出来るオプションというのもありました。

スムーズに会議を開催するために、そういった場に慣れているスタッフをお願いできるというのも、なかなか考えたスタッフですね。
他に、電話を取り次いでくれるようなサービスもあるようです。

さすがサービス大国日本！
様々なサービスを考えてきますね。
（もちろん有料のサービスですが・・・）

自分たちで何もかもセッティングするのは大変。
そんな時は、演台花のセッティングをお願いすることもできます。
講演会などで利用する際などに便利ですよね。

数時間にも及ぶような場合は、ケータリングのサービスを受けることもできるようです。
しかし、場所によっては、飲食そのものを断っているレンタル会議室会場もあるので、これもまた事前の調査が必要ですね。

会議室をレンタルする際にまず考えなくてはいけないことに、実際に会議室をどのように利用するかということがあります。

これは、ただ、話を聞くだけのものであれば、会議室に必要なものは椅子だけ。
これに対し、テーブルが必要になってくるような会議であれば、収容できる人数も大きく変わってきますよね。

だから、まずは会議の内容と、それに必要な必要最低限の備品は何なのかを知っておかなくてはならないということ。

先輩はこれが連絡してきた人の名前と日にちを聞いただけで、パパっと分かってしまうのだからすごい。
さすがは今では社長秘書に抜擢されていっただけのことはあるわ。

そう、先輩は、会社内の会議の内容をすべて掌握していたのです。

目標とするところを高く定めてしまったかもと最近怯みがちですが、自分を奮い立たせて頑張っています。

逆に信心だからこそ、先輩と比較しても仕方ないことだと他の人があきらめてくれるということからも、私にこの仕事が回ってきたようだと風の噂で聞きました。

そう、女子社員全員が先輩の仕事を引き受けたくなかった。
先輩は会議室のレンタルの手配の仕事だけに限らず、ありとあらゆる仕事を上手に出来すぎていたから。
先輩と仕事能力を比較するまでもなく、何もできないと最初からあまり期待されていないのもどうかと思うけど、今はちょっとホッとしています。

でも、「新人なりに頑張っているではないか」と見直される程度には成長していきたいですね。
ファイト！一発！

私が今まで気にしてなかったことなのですが、会議室をレンタルするってことには、カルチャースクールもあるのですよね。

カルチャースクールの会場は、基本的には、カルチャースクール専用だけれども、曜日や時間によって、違う教室が行われている。

そう、教室をレンタルして指導しているのです。
パソコン教室などはどうなっているのか分からないけれど、フラダンスの教室の後に、フラメンコ教室が来ることだってある。

その隣の教室が、セミナー会場になっていることだってあるのです。

ただ、公共の施設というだけで、端から自分の中で除外していましたね。
会社で利用するには、ちょっと遠いので、これからも公共の施設の会議室をレンタルすることはちょっと難しいかもしれませんが、予備知識として持っておいて無駄ではないと思います。

さて、会議室をレンタルするところには、様々なオプションがあります。

今はやりのインフルエンザ対策に、加湿器のレンタルも行っているようです。
これは、インフルエンザ対策のほかに、セミナーを行う講演者の喉にも優しいです。
水などを良く用意しますが、加湿器があるともっと良いですよね。
この水を入れておく水入れも、オプションの対象になってくるところ、そうでないところ様々ですので、オプションはよく見ておく必要がありますよ。

時には、オプションが想像よりも高く、あわててコンビニにペットボトルの水を購入しにハッ知った経験のある人、いるのでは？

会議室をレンタルするとき、無機質な雰囲気を必要とするような会議室と、ちょっとスタイリッシュな雰囲気を利用したい場合とに分かれてくると思います。

一般的には、セミナー会場として利用したり、うちの会社のように、純粋に会議をしたいために利用したい場合には、前者のほうが断然多いでしょうが、個展を開いたり、撮影スタジオに利用したい場合などは、後者のほうがいいですよね。
パーティースペースとし利用したいというケースもありますよね。
そういった場合のスタイリッシュな会議室もレンタルされているのです。

先日会議室探しに奮闘していたときにちらっと見たサイトで、すごくおしゃれな雰囲気の会場がありましたね。
「ええ！これも会議室としてレンタルしているの！？」
って驚きました。
しかし、その時はそれ以上みている時間の余裕がなかったから、そのまま放置していたけれど、あの会議室をレンタルする場合は、やはりパーティーや個展を開くとき用ですね。

会議室はケースバイケースでレンタルする会場を変えていっていいと思います。

まあ、うちの会社はもっぱら取引先を交えてといった本当に打ち合わせ用の会議室を必要としているので、友人とかでどこかいいところはないかと聞かれたら、教えてあげることにしよう。

会議室をレンタルする係を一任されてから、ようやくこの仕事に慣れてきました。
ちょっと余裕も出てきたことだし、これからはさらに詳しく会議室をレンタルする際に知っておくと得なことを勉強していきますよ。

会議室をレンタルするとき、使用料金はどうすればいいの？
って思われている方、使用料金は、後日請求されてきますので、銀行振り込みで大丈夫です。
また、キャッシュカードも利用できるところもあるので、会議室をレンタルする際に問い合わせてみればいいですよ。

前回私は、翌日にどうしても借りてほしいという緊急なことであったため、ネットで検索し、予約しましたが、セミナーなどを開かれる場合には、事前に会場の下見をしておく必要があるそうです。

セミナーを開くとき、会場がたとえレンタルであったとしても、その人や企業と連想づけて覚えてしまいますよね。
名前は横文字でスタイリッシュ何時だったのに、実際の会場は壁にひびが入っているのがわかるような会場だったら、セミナーの質が良くても受講者は、その会場の雰囲気で、セミナーを１割減で判断してしまう可能性だってある。

だから、どこでもいいから会議室レンタルさせて！という時はいいとして、クライアントとの打ち合わせの場合などは、事前の会議室内の雰囲気がどのようなものなのか知っておく必要があると思います。

ちなみに前回突貫工事でレンタルした会議室は、普段利用しているところよりは多少会場は古いようですが、いざという時のおさえとして控えておいてよい会議室だったとの評判を頂きました。
無理やり会議室の手配を依頼してきた人も「ありがとう」って伝言を頂きました。

頑張ってレンタル会議室を探し回った甲斐がありました。
やはり、こういった時のためにも、もう一つくらい抑えの会議室探しておいたほうがいいかもしれませんね。
あなたの会社ではレンタル会議室、いくつ候補持っていますか？

レンタル会議室は、ネットで検索すれば、沢山ヒットしてきます。
でも、その中から予算内に収まり、かつ必要とする備品があるかどうかなどから消去法していくと、限られてきますね～。

通常と会場が異なるとはいえ、社外の人間である外注さんたちが参加されることを考えると、レンタル会議室は通常の場所と近いところにあるほうがいいですよね。

これだけ条件をつけると、5件未満にまでレンタル会議室の候補が絞れてきてしまいます。

で、その中で、独断で３件に候補を絞って、上司に相談して、上司がランキングつけた順に連絡を取っていくことに。
初めて借りるということで、念のため、ネットでの予約ではなく、電話での予約にしたのです。
１件目の会議室は、１時間前にレンタル予約が入ってしまったということで、これは時間との勝負だ！と急いで２件目に。
２件目で何とかレンタル会議室の手配が出来たので、次に会議室のレンタルを依頼してきた人に連絡。
ここまでの所要時間１時間。
私にしては上出来？
次いで、会議参加者用に会場場所の住所と地図、電話番号のお知らせの表を作成し、プリントアウトするなり、メールでやり取りするなり後はよろしくと、会議室のレンタルを依頼してきた人に投げました。
だって、上司がそうしていいって言ってくれたんだも―ん。
こっちは、普段であれば、１０分もかからない仕事なのに、１時間もかかったのだから、それくらいしてもらってもいいよね。
怒涛のような１時間だった。
でも、新規で会議室をレンタルするという貴重な体験できたのだし、また、一つ私も勉強になりました。

会議室のレンタルの手配などを一手に引き受けるようになってきて、ちょっとしたピンチがありました。
それは、いつもレンタルしているところが、予約がいっぱいで、他にレンタル会議室を探さなくてはいけなくなったから。
(>_<)

先輩は長期有給休暇取っちゃってるし、だれにも頼ることができない！
上司に許可もらって、自分なりによさそうなところを、探してみることになったのですが、これがまたお手頃価格で探すとなると結構難しい。

今までよく会議室のレンタルが一か所で済んでいたなって感心したのですが、いつも会議室のレンタルを依頼してくる方たちは、1週間以上余裕を持って依頼してくる。
普段会社の人間数十名も集めて会議するためには、今日明日のスケジュールで全員が集めるわけがない。
ましてや、うちの場合、外注さんが会議に参加することが多いので、やはりある程度の時間の余裕が必要なのです。
しかし今回の会議室のレンタル依頼が明日ということで、かなり急だったものですから（緊急招集にブーイングのあらしのようですよ）、いつも会議室をレンタルしているところが空いていなかったのです。

一回り狭い部屋なら空いているようなのですが、それでは狭すぎると依頼された人が突っぱねてきたので、仕方なく「それでは他のレンタル会議室を当たってみますので、会場が通常と異なりますがいいですね」とちょっと強気で交渉。

電話を切ってから、あわてて上司に「ホウレンソウ」してネットで検索しまくりですよ。
あせりすぎて、キーボードを打つ手が震えちゃっていますよ。
人間あせると本当に震えるのですね（笑）

会議室のレンタル業務を与えられてから、あっという間にこの日を迎えてしまいました。
そう、独り立ちです！（大げさ）

と言っても、先輩が管理する一覧表などをしっかり作成して下さっていたので、管理はそれほど大変ではないのですが、会議室をレンタルするときがまだまだ心もとない状態です。

先輩に頼むことに慣れている方々は、
「〇月○日、会議室〇名で借りておいて」
としか言ってくれません。

先輩なら、誰が連絡してくるかだけで、どのような会議室をレンタルすればいいかがわかる様ですが、私は、誰が連絡してきても、どのような会議室をレンタルすればいいかがわかりません。

ですから、毎回「どのようなことに使用しますか」「どのようなものが必要ですか」
と逐一聞かなくてはいけないので、連絡してくる人もイラッとしているのが電話越しに分かります。

でも、仕方ないじゃない。

使用目的によって、他にオプションが何が必要なのか分からないのだから。

基本的に私の会社が会議室をレンタルするときは、机といすのみの非常にシンプルな会議室を狩ります。

そして、その使用目的によって、ホワイトボードを追加したり、マイクを追加したりするのです。

先輩は誰がどのタイミングで会議室のレンタル依頼をしてくるかで、必要なオプションが把握できてしまう素晴らしい人だったのですが、私にはそんな能力あるはずもなく、「ちっ」という面倒そうな言葉を胃でチクチクと受け止めながらも「これは聞かない方がミスをしてしまうのだ」と自分に言い聞かせてこなしています。
ああ、早く先輩見たいにパパッと別れるようになりたいな。

世間一般での会議室のレンタルは、当たり前ですけど、お金がかかります。
学生の時のように、学内の空き部屋を生徒に供給するのとは話が違います。
したがって、会議室をレンタルするとき分単位、時間単位で予約を受け付けます。

予約した時間から、その会議室を使えるわけで、決してその時間から会議を始めることができるわけではない。

会議室をレンタルする時間には、会議室内のセッティングも含まれるのです。

短大では、会議室を使い終わった人と、次使う人とが一緒になって次の会場のセッティングを行っていたので、セッティングの時間までもレンタルしている含まれることにちょっと抵抗があったのですが、ビジネスだし、その空間そのものを貸し切るということ考えると当然のことだということが分かってきました。
（かなり世間ずれしていましたね。）

セッティングの時間もレンタルする時間に含まれるということは、当然、会議後の後片付けの時間も含まれるということです。

何百人もの会場をレンタルするのであれば、また勝手が違ってくるのでしょうが、数十人程度のレンタル会議室の場合は、自分たちで席の準備や後片付けをする必要があるのです。

社内での会議用に会議室をレンタルするのであれば、自分たちで適当にセッティングすればいいでしょうし、お客様を呼んでの場合は、あらかじめ席をどのようなものにするか決めておいて、手際良くセッティングしていく必要がある。

あらかじめ席をどのようにするか決めておくということは、使い慣れておく必要もあるということですね。

会議室をレンタルスツ必要がある時とはどういったケースが考えられるのでしょう。
はじめまして。
この春から棒短大を卒業し、就職難といわれながらもなんとか就職できました。
先日付で総務部に配属されたのですが、私に任された仕事の一つに、会議室をレンタルすることがあるのです。

これまで会議室をレンタルすると言ったら、短大の会議室をネットでレンタルする程度。
キャンセルするときもネットでワンクリックでオッケーだったし、延長したいときや少し時間を前倒ししたいときは、学生同士でやり取りしていたから、社会の会議室のレンタルの仕方や常識がいまいちわかっていないのです。

先日も先輩と話をしていて、
「会議室のレンタル時間はどの程度まで押しても大丈夫なのですか？」
と聞いたら、どん引きされちゃいました。

うわー私ってば、典型的な世間知らず？
はずかしすぎて、穴があったら入りたいというやつです。

それなら、世間知らずでなくなるためにも、会議室のレンタルについて知識を世間の常識程度にはみずから知っていく必要がありますよね。

これから会議室のレンタルを一任されているからは、者の会議室のレンタルを十分に把握する必要がある。

先輩から仕事を引き継ぐまでの猶予は1カ月。
その先自分一人で仕事をこなしていくためにも（ちょっと大げさ？）
しっかり勉強していく必要がありそうですね。

会議室のレンタルのこと、社会人としての常識などなど勉強することはたくさんありますが、頑張っていきますね！